W5-1 「月報制度」的精神與目的

原文內容：

在聯強工作有一個特點，就是每個人都要做月報。一般人或許會對於每個月都要進行一次報告，而且還是要使用power point在全部門同仁面前正式做報告，感到是一件相當麻煩、浪費時間的事情，甚至有些人因此採取「應付」的心態來面對。但是，你是否想過，聯強是一家非常講求效率的公司，為何還會願意浪費時間讓每一位同仁每個月都去準備報告、進行報告與聽其他同仁報告？

月報並非單單只是部門內一起開會而已，而是關係到聯強經營理念的核心，因此是一項非常重要的制度。聯強企業經營理念的核心，在於培養每一位同仁走向專業化、不斷提升專業程度，也就是希望同仁的能力能夠達到「精」的階段，藉此強化公司的整體競爭力。而專業化的基礎要件，就是「做事要有計畫」、「能夠以系統性思考、結構性分析的習慣與能力，來精進對事物的深度瞭解」，進而能夠「主動獨立地改善事物」（詳見「能力養成的五個等級」一文）。

所以，月報的目的就是希望每位同仁將一個月下來，自己所執掌的事物與工作做一次「整理」與「分析」，並且透過對指標、數字的分析，來解讀出各種現象，藉此加深對事物的瞭解；同時從分析當中去發掘一些問題，或是可以改善的地方，並將之列為下個月的工作重點。也就是說，從準備月報資料開始，一直到正式上台報告的過程本身，就是一種練習，練習如何分析事物，以及如何有計畫地做事。

在正式報告的時候，相當於每一位同仁把自己在分析時所得到的結果與推論，有結構地呈現出來，如果同仁所做的分析解讀不準確、不充分，主管會適時地提出指導或補充；有時主管也會適時地建議同仁採取不同的「分析事物的方法」，一次又一次的月報下來，同仁對事物的瞭解度便能加深、分析事物的能力也逐漸提升。

除了提升分析能力之外，更重要的是，由於月報是長期持續地進行，同仁在經年累月之下，很自然地便養成分析的習慣，看到一個現象、遇到一個問題時，無須別人提醒，就能很自然、很習慣地拿出相關的指標數字，或是相關的因素來分析，並且精確地抓住其中的重點。

藉由月報持續不斷地練習，加上主管的輔導，同仁分析的能力便能夠逐步提升，分析的習慣也逐漸養成，對於事物瞭解的程度也就能夠更加透徹，對應到能力養成的等級來講，就是更專業化、更「精」。聯強便是透過這種方式，來培養同仁分析的能力與習慣，而提升專業程度。

同仁或許還會有另一個疑問，就是為何月報必須要全部門的同仁一起參加？這麼做的目的，一方面是在每個人的報告當中，其分析出來的結果可以分享給其他同仁，分析的方法也可以互相觀摩；此外，主管指導同仁如何分析、解讀時，所提出來的意見與看法，其他成員也可以一同吸收。如此一來，可以達到共享、共學的效果。因此，參加月報會議時，絕不能認為別人的報告與我無關而心不在焉，否則，學習成長的效果便會比別人差，能力的提升也會比別人慢。

所以，月報制度絕不只是個人對主管的「工作報告」而已，而是同時兼具訓練、輔導與共享的目的：訓練自己養成「系統性思考、結構性分析的習慣與能力」的重要制度；也是主管輔導同仁分析能力最重要的場合；更是同仁之間共同分享、觀摩學習的機會。因此同仁在從事、參與月報的過程中，唯有用心才會有效果，用心地準備、用心地思考如何分析解讀、用心地聆聽他人的報告與主管的意見。如果只是像行屍走肉一般，依樣畫葫，只求每個月應付了事的話，則自我能力的提升速度將會比他人遲緩，職涯成長的腳步也會因此落後別人。(Y10905)

心得感想：

報告對任何人來說都是一件很痛苦的事，做資料痛苦、上台簡報痛苦，如果再加上簡報者有意、聽者無心的狀況下，長久下來就會敷衍、形式化，漸漸的會開始覺得浪費時間。碰上以上的狀況，月報的確會變成浪費時間的事；然而本文特別強調公司月報制度的精神在於訓練員工系統性思考、結構分析的習慣與能力，其目的在於訓練、輔導與共享，如果換個角度來思考，既然時間是一定要花的，那就讓它花的有意義，把握這個機會鍛鍊自己；自認為自己也是一個能坐著就不站的懶人，雖然深知系統思考與結構分析對個人的自我成長是有好處的，但多半做事還是太憑感覺直接反應，因此容易給人粗枝大葉、漏三漏四的印象，碰到沒有二次機會的狀況，就很容易有一失足成千古恨的慘痛經驗；透過如月報制度這種外在的限制，比較能讓自己沒有偷懶的理由，藉由制度養成習慣，且透過別人的經驗分享與檢視，才看的到自己的缺點，才不至於閉門造車看不見自我缺點，成長空間才能因此拉大。