W5-2 「月報制度」的執行要領

原文內容：

月報是公司培養同仁走向專業化，訓練同仁養成分析能力與習慣的重要制度，在執行方面，應該要掌握正確的要領，才能得到好的效果。就學習的過程而言，可說是從臨摹開始，到掌握正確的技巧與方法而能靈活運用，進而能夠獨立、創新。因此，月報制度的執行要領可依序分為三個階段：臨摹分析階段、變化分析階段、獨立分析階段。

在新進同仁剛開始從事月報的時候，主管會針對該部門的運作內容，為同仁規劃報告的結構，以及統計分析的格式與方法，這個時期屬於「臨摹分析階段」。此階段的執行要領，在於同仁應該清楚認知到，月報並非僅僅只是在對主管進行工作報告，而是在整理、分析自己的工作，因此要用心地準備資料，用心地體驗此分析方法的道理為何，藉此瞭解每一個數字所代表的意義，認真思考其可能反映出哪些現象。同樣地，上台報告的時候，並非只是在呈現所整理出來的資料而已，真正的重點在於報告自己分析數字、資料之後，所解讀出來的現象、所發現的問題等等。

在同仁上台報告時，主管應該特別注意其對數字是否有解讀錯誤的地方，可以隨時藉由提問題的方式，來瞭解同仁是否正確地掌握到數字的意義；如果發現同仁不瞭解，或是對事物的解讀不準確、不充分，則應該幫助他正確地解讀，或是加以補充。對於其中難度較高的部分，如果同仁並未發現，則主管應該主動提出來，告訴同仁數字顯現出來的「可能」現象，並且導引同仁可以往哪些方向去思考看看。

當同仁對於上述基本的分析方法已能充分瞭解、掌握，建立起分析、解讀的基本能力之後，便可以進入第二階段—「變化分析階段」。此時，主管可以適時增加新的分析格式與方法，讓同仁練習從不同的角度來解讀事物，增加分析的角度。在這個階段，主管同樣可以再透過提問題的方式，來瞭解同仁對於新的分析角度是否充分掌握，並且適時幫助同仁解讀，藉此幫助同仁學會此一新的分析方法。

此階段主管應該注意的是，不同的人領悟基本分析方法的速度或有不同，因此進入到第二階段所需的時間也因人而異；在改變、增加分析格式與方法的同時，也要適度地協助同仁刪除報表中效用不大的數字與分析，並且視情況設法將不同的報表結合為一，達到精簡報表而且又能更精確解讀的效果。

當同仁逐步學會不同的分析方法之後，可以進入第三階段—「獨立分析階段」。在這個階段，主管可以導引同仁加深分析的深度，鼓勵同仁針對特殊的問題進行專案分析，訓練同仁針對特定問題進行較為深入而透徹的分析。另一方面，則是鼓勵同仁排除制式的分析模式，獨立設計新的表達格式、自創新的分析方法，而找出新的分析角度來。

此時主管應該注意的是，同仁自創分析方法的時候，很容易犯的毛病，就是將不同的數字拿來無意義地加減乘除一番。對此，主管應該要明確地指出來，避免此一錯誤的分析方式一直存在。

整體而言，月報制度的執行要領，是讓同仁從臨摹開始，逐漸走到獨立思考，而上述三階段之間，也是一種循序漸進、逐步進展的過程，主管應該視每一位同仁的個別狀況，來分別增加其分析的角度與深度。透過這種方式養成同仁分析的能力與習慣，並且持續不斷地精進分析能力，藉以主動地解決問題、改善事物，而在能力養成過程中，逐漸提升到「精」的等級，並且持續變得更「精」。(Y10905)

心得感想：

看完閱報制度的執行要領，也正好分別參加過幾位同仁的月報與季報，更明確的感受公司對月報制度一直強調的能力訓練與養成的重視；月報的內容，強調對數字解讀的精確，這點不是一件容易的事，雖說資訊本科出來的人多半學過不少的數理、統計科目，學校學到的，都是如何計算？什麼狀況該套用什麼公式？這些都是輔佐資料產出的”工具”，其時實用的重點還是在對產出的數據，應找出到底隱含什麼樣的意義？這點沒有經過長期的訓練，其實很難對數字敏感。善用圖表對於數字的解讀是很有幫助的，但如果沒有像月報制度這樣的強制執行，除非自率很深的人，其實很難要求自己經常去整理產出各式各樣的數據，在去分析這些數據所代表的意義與工作的關連。要Do right thing, 要Work smart, 很容易說，但不容易做到，練習，才會有成果。